På Transpa är vi idag 25 medarbetare med huvudkontor i Munkedal, men vi har även kollegor i Göteborg, Malmö och Rumänien. Vi utvecklar marknadsledande personalsystem för transportbranschen. Per idag är vi ett eget affärsområde i bolaget Visma Software Nordic, men vi står nu inför en spännande förändring där vi 1 april 2026 bildar ett eget fristående bolag i Visma-koncernen, Transpa AB. Parallellt med detta i förbereder vi även en strategisk sammanslagning med ett annat systerbolag i koncernen.

För att säkerställa en stabil och effektiv verksamhet söker vi nu en Admin & HR Coordinator. Detta är en roll för dig som trivs med att arbeta operativt och strukturerat i en central funktion där administration, kontorsdrift och personalfrågor möts.

Om tjänsten 

I rollen som Admin & HR Coordinator ansvarar du för att skapa och upprätthålla en välfungerande administrativ struktur för vårt kontor och våra medarbetare. Du kommer att arbeta nära ledningsgruppen och fungera som ett administrativt stöd för hela organisationen. Din primära uppgift är att säkerställa att våra interna processer flyter friktionsfritt, vilket möjliggör för övriga verksamheten att fokusera på affärsutveckling och kundvärde.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Office Management & Inköp:

  • Totalansvar för kontorsdriften (Facility Management) inklusive kontakt med hyresvärdar och leverantörer.

  • Inköp och upphandling av förbrukningsmaterial, licenser och kontorsutrustning.

  • Kartläggning och förvaltning av lokala avtal och leverantörsrelationer.
    

• Administrativ koordinering:

  • Planering och koordinering av interna konferenser, styrelsemöten och personalevent.

  • Ansvara för internkommunikation via intranät och digitala kanaler.

  • Agera administrativ projektkoordinator i samband med den kommande bolagsfusionen, med fokus på att samordna gemensamma resurser och system. 
    

• HR-administration & Lön:

  • Stötta ledare i onboarding- och offboardingprocesser, inklusive upprättande av checklistor och behörighetshantering.

  • Agera kontaktperson gentemot vår externa lönebyrå, samt säkerställa att löneunderlag är korrekta före utbetalning.

  • Administrera personalrelaterade dokument, anställningsavtal och arkivering i enlighet med GDPR.

  • Stötta skyddsombud och ledning i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

  • Förvalta och administrera bolagets personalförmåner och förmånsavtal (t.ex. friskvård, försäkringar och pension) 

  • Agera primär kontaktperson gentemot vår bransch- och arbetsgivarorganisation TechSverige. Du ansvarar för att bevaka förändringar i kollektivavtal och säkerställa att vi följer gällande praxis

Vem söker vi?

Vi söker en person som kombinerar administrativ noggrannhet med en hög servicekänsla. Du har förmågan att självständigt driva processer från start till mål och trivs i en roll där strukturer ska både förvaltas och utvecklas.

Vi ser att du har:

• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller HR. 

• Några års erfarenhet av liknande administrativt arbete, exempelvis som Office Manager, VD-assistent eller HR-administratör.

• God systemvana och förmåga att snabbt sätta dig in i nya digitala verktyg.

• Ett intresse för hur AI och automatisering kan skapa effektivitet i det dagliga arbetet.

• Mycket god förmåga att uttrycka dig professionellt i tal och skrift på både svenska och engelska.

• Hög integritet och naturligt hanterar känslig information med omdöme och diskretion. Samtidigt är du en lagspelare som bygger förtroende och är en självklar del av teamet.

Meriterande:

• Erfarenhet av löneförberedande administration.

• Kunskaper i personaljuridik

• Tidigare erfarenhet från arbete inom Visma-koncernen eller annan större organisation med etablerade strukturer.

Vi erbjuder 

Hos oss får du möjlighet att forma en helt ny och central roll i ett bolag under utveckling. Vi erbjuder trygga anställningsvillkor med kollektivavtal samt förmåner som privat sjukvårdsförsäkring, 30 dagars semester och möjlighet till hybridarbete. Du blir en del av en arbetskultur som värdesätter engagemang, samarbete och balans mellan arbete och fritid.

Praktisk information 

Start: Enligt överenskommelse 

Omfattning: Heltid 

Placering: Munkedal (med möjlighet till visst hybridarbete) 

Lön: Fast månadslön

Ansökan

Du söker tjänsten genom att bifoga CV via denna länk samt svara på bifogade frågor. Sista ansökningsdag är 25/2. Vid frågor är du varmt välkommen att kontakta Oscar Mattsson, VD på Transpa: oscar.mattsson@transpa.se / 0734344795